Politika zasebnosti za kadrovske zadeve

POLITIKA ZASEBNOSTI ZA KADROVSKE ZADEVE

 

1. Splošno

V HS PLUS d.o.o. (v nadaljevanju HS PLUS) se zavedamo pomena varstva osebnih podatkov, zato z vašimi podatki ravnamo v skladu z zakoni in predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, zlasti v skladu z vsakokrat veljavnim Zakonom o varstvu osebnih podatkov, Zakonom o elektronskih komunikacijah ter Splošni uredbi EU o varstvu podatkov. HS PLUS kot upravljavec osebnih podatkov posameznikom omogoča, da so seznanjeni z vsemi relevantnimi informacijami, ki se nanašajo na njihove osebne podatke.

 

2. Upravljalec podatkov

Za varstvo vaših osebnih podatkov je odgovorna HS PLUS, trgovina in storitve d.o.o., Gmajna 8, 1236 Trzin, matična številka: 6579639000, davčna številka: SI 15553442, email: [email protected] .

HS PLUS pridobiva osebne podatke posameznikov iz različnih virov. V večini primerov jih pridobivamo preko prijav na prosta delovna mesta oz. posredovanjem ponudb za zaposlitev.

HS PLUS osebne podatke hrani in varuje, tako da ne prihaja do morebitnih neupravičenih razkritij podatkov nepooblaščenim osebam. HS PLUS se zavezuje, da osebnih podatkov ne bo posredoval, posodil ali prodal tretji osebi brez predhodnega obvestila in pridobitve vaše privolitve, brez ustreznih primernih zaščitnih ukrepov, ter da bo osebne podatke obdelovali zgolj v okviru zakonitih pravnih podlag in izbranih namenov.

HS PLUS zbranih osebnih podatkov ne prenaša oz. ne posreduje v tretje države.

V primeru vprašanj v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov nam pišite na elektronski naslov [email protected].

Ta politika zasebnosti za kadrovske zadeve velja za:

• zaposlene pri delodajalcu,
• študente in dijake, ki pri delodajalcu opravljajo delo na podlagi napotnice pooblaščene organizacije, ki opravlja dejavnost posredovanja dela dijakom in študentom,
• potencialne kandidate, ki so se prijavili na katerikoli razpis delodajalca za prosto delovno mesto,
• potencialne kandidate, ki so prošnjo za zaposlitev poslali na kariernem portalu https://jobs.hsplus.si/ ali pisno na naslov podjetja oz. preko e-pošte izven aktualnih razpisov za delovno mesto pri delodajalcu in
• neizbrane kandidate, ki so podali soglasje za hrambo osebnih podatkov, za namene prihodnjega kadrovanja.

 

3. Namen zbiranja osebnih podatkov

Vsi osebni podatki, ki nam jih posredujete, bodo obravnavani zaupno in bodo uporabljeni zgolj v namene, za katere so bili posredovani. Če bo nastala potreba po nadaljnji obdelavi vaših podatkov za kakršenkoli drug namen, vas bomo predhodno kontaktirali in zaprosili za vaše soglasje.

Nameni, za katere lahko uporabljamo vaše osebne podatke so naslednji:

1. Nameni obdelave, ki se nanašajo na delavce:

• sklenitev in izvrševanje pogodbe o zaposlitvi, ki je sklenjena z delodajalcem ter izpolnjevanje drugih obveznosti delodajalca, ki izvirajo iz delovnega razmerja (sem spada npr. obračun in izplačilo plače, plačilo davkov in prispevkov…),
• nadzor nad izpolnjevanjem obveznosti, ki za posameznega delavca izvirajo iz delovnega razmerja ter vodenje disciplinskih postopkov, postopkov odpovedi pogodbe o zaposlitvi in sodnih postopkov zoper delavca,
• vodenje evidenc o delavcih, ki smo jih dolžni voditi na podlagi zakona,
• sklenitev in izvrševanje drugih pogodb z zaposlenimi (npr. pogodba o izobraževanju, ipd.) ter vodenje evidenc, ki izhajajo iz takšnih pogodb (npr. evidenca službenih vozil in avtomobilov),
• posredovanje osebnih podatkov delavca tretjim osebam, kadar za to obstaja pravna podlaga.

Nameni, ki se nanašajo na pogodbo o zaposlitvi in/ali zaposlene, se smiselno uporabljajo tudi za delavce, ki opravljajo delo kot študentje ali dijaki.

2. Nameni obdelave, ki se nanašajo na kandidate:

• obdelava osebnih podatkov, ki jih posreduje kandidat v okviru zaposlitvenega postopka, ki teče pri delodajalcu ( npr. življenjepis, motivacijsko pismo, podatki, ki nam jih posredujete ob vlogi za zaposlitev) z namenom izbrati ustreznega kandidata za prosto delovno mesto,
• obdelava osebnih podatkov, ki jih posreduje kandidat preko kariernega portala www.jobs.hsplus.si, z namenom ugotoviti ali je kandidat ustrezen za morebitno razpisano prosto delovno mesto oz. ali gre za kandidata, ki ima potencial za zaposlitev v bližnji prihodnosti (v slednjem primeru, vas bomo za hrambo podatkov prosili za privolitev),
• obdelava osebnih podatkov, ki jih posreduje kandidat pisno na naslov podjetja oz. preko e-pošte izven aktualnih razpisov za delovno mesto pri delodajalcu, z namenom ugotoviti ali je kandidat ustrezen za morebitno razpisano prosto delovno mesto oz. ali gre za kandidata, ki ima potencial za zaposlitev v bližnji prihodnosti (v slednjem primeru, vas bomo za hrambo podatkov prosili za privolitev),
• hramba podatkov potencialnih kandidatov, ki so svoje osebne podatke posredovali na podlagi katere izmed zgornjih treh alinej.Hramba podatkov potencialnih kandidatov, je možna le ob predhodni privolitvi potencialnega kandidata.

 

4. Katere vrste osebnih podatkov HS PLUS zbira in obdeluje

HS PLUS  zbira in obdeluje naslednje vrste osebnih podatkov:

1. Vrste osebnih podatkov, ki jih zbiramo v postopku zaposlovanja:

• podatki, ki omogočajo vašo identifikacijo: ime, priimek, datum in kraj rojstva;
• informacije, ki ste jih navedli, da bi lahko stopili v stik z vami in omogočili postopek zaposlovanja: vaš naslov (ulica, poštna številka, mesto, država), telefonska številka, e-poštni naslov, Microsoft Teams itd;
• informacije, ki ste nam jih posredovali, da bi lahko preverili vašo primernost v skladu z merili za izbor, določenimi v objavi prostega delovnega mesta: izobrazba in usposabljanje (pridobljena diploma), delovne izkušnje (naziv delovnega mesta, trajanje, ime podjetja, vrsta podjetja in spletni naslov podjetja (neobvezno), glavne naloge in odgovornosti), jezikovne in z delom povezane spretnosti in kompetence;
• informacije, ki ste jih navedli v življenjepisu, motivacijskem in/ali priporočilnem pismu;
• informacije, ki ste jih navedli na razgovoru za zaposlitev;
• v primeru sprejemnega preizkusa: rezultate pisnih in ustnih preizkusov;
• evidenca o vašem napredovanju v postopku zaposlovanja.

V obsegu, ki ga dovoljuje veljavna zakonodaja, HS PLUS lahko pridobiva informacije o vaši izobrazbi in poklicnem znanju, ki so na voljo v javno dostopnih virih, kot so poslovni in zaposlitveni družbeni mediji (LinkedIn ali podobni). Poleg tega lahko informacije o vas pridobimo tudi iz drugih virov, kot so zaposlovalci ali druga spletna mesta na internetu, ob upoštevanju obvestil o zasebnosti teh tretjih oseb.

1. Vrste osebnih podatkov v okviru delovnega razmerja:

• Evidenca o zaposlenih delavcih,
• Evidenca podatkov o osebah, ki opravljajo delo na podlagi napotnice pooblaščene organizacije, ki opravlja dejavnost posredovanja dela dijakom in študentom,
• Evidenca podatkov o kandidatih za štipendijo in štipendistih,
• Evidenca o plačah, potnih nalogih in drugih mesečnih izplačilih,
• Evidenca o izrabi delovnega časa,
• Evidenca o poškodbah pri delu,
• Evidenca o zdravstvenih pregledih,
• Evidenca o izobraževanjih delavcev.

 

5. Pravne podlage obdelave osebnih podatkov in nameni obdelave

Podlage, na katerih uporabljamo vaše osebne podatke, so naslednje:

• Zakon – vaše osebne podatke obdelujemo, kadar tako določa zakon (sem spada predvsem Zakon o delovnih razmerjih, ki služi kot podlaga za večino obdelav, ki izvirajo iz delovnega razmerja oz. vodenja zaposlitvenih postopkov. Kot podlaga pa lahko služijo tudi drugi zakoni kot npr. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, ki delodajalcu nalaga obveznost vodenja evidenc o zaposlenih).
• Pogodbeni oz. predpogodbeni odnos – kadar osebnih podatkov ne obdelujemo na podlagi zakona, kot podlaga za obdelavo osebnih podatkov lahko služi pogodbeni odnos, v katerem je zaposleni z delodajalcem. S tem je lahko mišljena pogodba o zaposlitvi ali pa kakšna druga pogodba, kot npr. pogodba o izobraževanju. Med take podatke tako sodijo predvsem, zasebna (kontaktna) telefonska številka, zasebni (kontaktni) e-naslov, podatki o izobraževanjih, ipd.).
• Zakoniti interesi – vaše osebne podatke lahko obdelujemo na podlagi naših zakonitih interesov. Vselej kadar bomo vaše osebne podatke obdelovali na podlagi zakonitih interesov, zlasti učinkovite obdelave vaše prijave in nenehnega izboljševanja našega postopka zaposlovanja.
• Vaša izrecna privolitev – občasno vas bomo morda zaprosili za privolitev za uporabo vaših osebnih podatkov za enega ali več namenov. Kadarkoli bo pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov vaša privolitev, vas bomo o tem predhodno obvestili.
• Za privolitev bomo zaprosili kandidate za izpolnitev določenih delov zaposlitvenega obrazca, naše zaposlene pa bomo za privolitev zaprosili pri različnih objavah in obdelovanju podatkov vezanih na delovno razmerje. Prav tako bomo za privolitev zaprosili neizbrane kandidate, katerih osebne podatke želimo hraniti za namene prihodnjega kadrovanja.
• Pri obdelavi vaših osebnih podatkov na podlagi privolitve, je posredovanje osebnih podatkov vedno prostovoljno in brez negativnih posledic za vas. Kljub temu pa vas opozarjamo, da vam določenih storitev brez vaše privolitve ali po preklicu vaše privolitve, ne bomo mogli zagotavljati (npr. hrambe vaših osebnih podatkov z namenom kontaktirati vas, ko se odpre za vas relevantno delovno mesto).

 

6. Obdobje hrambe

Vse osebne podatke, ki jih obdelujemo hranimo skladno z zakonodajo in le toliko časa, kolikor je potrebno, da dosežemo namene, za katere so bili podatki zbrani.

Kadar čas hrambe osebnih podatkov predpisuje zakon, jih hranimo skladno z določili tega zakona.

Kadar gre za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov na podlagi pogodbe, predstavlja čas hrambe podatkov celotno obdobje veljavnosti pogodbe, vključno z jamčevalnimi ali katerikoli drugimi roki, ki izhajajo iz sklenjene pogodbe.

Kadar gre za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov na podlagi vaše izrecne privolitve, bomo vaše osebne podatke hranili trajno oz. do preklica. V primeru da pride do izpolnitve namena za katere smo podatke obdelovali, pa bomo vaše podatke izbrisali četudi preklica privolitve ne boste podali.

 

7. Varnost

Za zaščito osebnih podatkov, ki jih obdelujemo, uporabljamo splošno sprejete standarde tehnične in operativne varnosti. Dostop do osebnih podatkov ima samo pooblaščeno osebje družbe HS PLUS in naših zunanjih ponudnikov storitev (npr. ponudnik programske opreme, ki je potrebna za izvajanje naših postopkov zaposlovanja in vodenja kadrovskih evidenc). Ti zaposleni in tretji ponudniki storitev so zavezani, da te podatke obravnavajo kot zaupne.

Osebne podatke hranimo v pisni obliki (v personalnih mapah, v zaklenjenih omarah) in v računalniški obliki. Naši računalniški sistemi so zaščiteni s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, ki preprečujejo nenamerno ali namerno uničenje, izgubo, poškodbo, spremembo ter nepooblaščeno razkritje ali 

 

8. Vaše pravice

Za zagotovitev poštene in pregledne obdelave vaših osebnih podatkov imate pravico:

• zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov. Tako lahko prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas, in preverite, ali jih obdelujemo zakonito.
• zahtevati popravek osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas. To vam omogoča, da popravite morebitne nepopolne ali netočne podatke.
• zahtevati izbris vaših osebnih podatkov. To vam omogoča, da od nas zahtevate izbris ali odstranitev osebnih podatkov, če ni utemeljenega razloga, da bi jih še naprej obdelovali. Prav tako imate pravico zahtevati, da izbrišemo ali odstranimo vaše osebne podatke, če ste uveljavljali pravico do ugovora obdelavi.
• ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov, kadar se zanašamo na zakonite interese (ali interese tretje osebe) in je v vašem posebnem položaju nekaj, zaradi česar želite ugovarjati obdelavi na tej podlagi.
• zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov. To vam omogoča, da od nas zahtevate, da začasno ustavimo obdelavo osebnih podatkov o vas, če na primer želite, da ugotovimo njihovo točnost ali razlog za njihovo obdelavo.
• zahtevati prenos vaših osebnih podatkov drugi stranki.
• preklicati privolitev, kadar naša obdelava vaših osebnih podatkov temelji na privolitvi.

Vse zahteve v zvezi z uveljavljanjem pravic v zvezi z osebnimi podatki, ki jih obdeluje družba HS PLUS, lahko naslovite pisno na elektronski naslov [email protected]. HS PLUS je dolžna na zahtevo posameznika odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja oziroma najpozneje v enem mesecu. Če posameznik meni, da osebni podatki, ki jih je prejel na podlagi zahteve za uveljavitev svojih pravic iz prejšnje točke te Politike zasebnosti za kadrovske zadeve, niso osebni podatki, ki jih je zahteval ali da ni prejel vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko pred vložitvijo pritožbe pri HS PLUS vloži obrazložen ugovor v roku 15 dni. HS PLUS je dolžan o ugovoru odločiti v 5 delovnih dneh.

Zoper zavrnilni odgovor upravljavca je možna pritožba, za reševanje katere je pristojen nadzorni organ – Informacijski pooblaščenec.

 

9. Kategorije uporabnikov osebnih podatkov

Uporabniki osebnih podatkov so kadrovski oddelek in pogodbeni obdelovalci HS PLUS, ki so na podlagi delovnopravne zakonodaje, pogodb o obdelavi osebnih podatkov ali pogodb o varovanju zaupnih podatkov zavezani k spoštovanju in varovanju osebnih podatkov posameznikov. Uporabniki do osebnih podatkov dostopajo v skladu z dodeljenimi pravicami dostopa do podatkov.

HS PLUS osebne podatke posreduje tudi tretjim osebam, če takšno obveznost posredovanja oziroma razkritja nalaga zakon (na primer Finančna uprava Republike Slovenije, sodišča, policija ipd.).

 

10. Drugo

HS PLUS si pridružuje pravico do sprememb ali dopolnitev te Politike zasebnosti za kadrovske zadeve. Informacije so na voljo na spletni strani in v vseh naših poslovalnicah.

Podrobnejše informacije lahko pridobite na zahtevo na elektronskem naslovu [email protected].